Redescoberta do patrimônio documental arquivístico do Instituto de Matemática e Estatística da UFRGS

Abstract

Este trabalho constitui um relato de experiência de preservação do patrimônio documental arquivístico em andamento no Instituto de Matemática e Estatística (IME) da UFRGS. Ele resulta de uma pesquisa de Mestrado Profissional intitulada Memória Institucional no Instituto de Matemática e Estatística da UFRGS, finalizada em 2017. Em 2015 a Divisão de Documentação, através do Arquivo Central, iniciou a implementação da Política de Gestão Documental, em atendimento à Legislação específica, oferecendo assessoria e avaliação das massas documentais acumuladas nos diversos setores da Universidade; e promovendo a capacitação de colaboradores para intervenção nos documentos sob a responsabilidade das Unidades Acadêmicas. Em consonância com essa política de gestão documental, tendo como foco a preservação da memória institucional, iniciou-se um trabalho de identificação da massa documental acumulada, que se mostrou anterior à criação do IME, porém dispersa em vários setores e um depósito. O objetivo geral foi o de adotar medidas de preservação e conservação para os documentos históricos e de guarda permanente do IME, de acordo com a legislação e as políticas arquivísticas da Universidade. Os objetivos específicos foram: i) Identificar, higienizar e acondicionar os documentos históricos do IME; e ii) criar um espaço adequado e definitivo para a guarda destes documentos. Promoveu-se a intervenção em etapas, devido à dispersão, iniciando-se pela remoção dos documentos armazenados no depósito, aplicando-se as tabelas de classificação e temporalidade, e mantendo os setores internos produtores dos documentos. Os objetivos foram parcialmente atingidos, visto que recentemente foi destinado um local apropriado para o armazenamento dos documentos históricos, o que permitirá sua reunião e gestão. A redescoberta, a gestão e a preservação de documentos históricos das Unidades Acadêmicas contribuem para visibilizar fontes importantes para pesquisas que possam trazer novas compreensões sobre a memória institucional da Universidade Federal do Rio Grande do Sul.