Abstract:
Este trabalho constitui um relato de experiência de preservação do patrimônio
documental arquivístico em andamento no Instituto de Matemática e Estatística
(IME) da UFRGS. Ele resulta de uma pesquisa de Mestrado Profissional intitulada
Memória Institucional no Instituto de Matemática e Estatística da UFRGS, finalizada
em 2017. Em 2015 a Divisão de Documentação, através do Arquivo Central, iniciou
a implementação da Política de Gestão Documental, em atendimento à Legislação
específica, oferecendo assessoria e avaliação das massas documentais acumuladas
nos diversos setores da Universidade; e promovendo a capacitação de
colaboradores para intervenção nos documentos sob a responsabilidade das
Unidades Acadêmicas. Em consonância com essa política de gestão documental,
tendo como foco a preservação da memória institucional, iniciou-se um trabalho de
identificação da massa documental acumulada, que se mostrou anterior à criação do
IME, porém dispersa em vários setores e um depósito. O objetivo geral foi o de
adotar medidas de preservação e conservação para os documentos históricos e de
guarda permanente do IME, de acordo com a legislação e as políticas arquivísticas
da Universidade. Os objetivos específicos foram: i) Identificar, higienizar e
acondicionar os documentos históricos do IME; e ii) criar um espaço adequado e
definitivo para a guarda destes documentos. Promoveu-se a intervenção em etapas,
devido à dispersão, iniciando-se pela remoção dos documentos armazenados no
depósito, aplicando-se as tabelas de classificação e temporalidade, e mantendo os
setores internos produtores dos documentos. Os objetivos foram parcialmente
atingidos, visto que recentemente foi destinado um local apropriado para o
armazenamento dos documentos históricos, o que permitirá sua reunião e gestão. A
redescoberta, a gestão e a preservação de documentos históricos das Unidades
Acadêmicas contribuem para visibilizar fontes importantes para pesquisas que
possam trazer novas compreensões sobre a memória institucional da Universidade
Federal do Rio Grande do Sul.
