Seção de arquivo permanente do arquivo central da Universidade Federal do Rio Grande do Sul: diagnóstico sobre a preservação, a descrição e a difusão dos fundos UPA e URGS

Abstract

Este trabalho é um diagnóstico sobre a preservação, a descrição e a difusão dos Fundos Universidade de Porto Alegre (UPA) e Universidade do Rio Grande do Sul (URGS), que estão sob custódia do Arquivo Central da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS). Os objetivos da pesquisa são: analisar, de forma comparativa, a gestão documental, as políticas arquivísticas e o tipo de tratamento dado à documentação de caráter permanente em três instituições federais de ensino superior: UNIRIO, UFJF e UFSM, com vista à obtenção de informações sobre suas experiências na implantação de seus arquivos permanentes e/ou históricos; realizar levantamento a respeito dos Fundos UPA e URGS; proceder a um diagnóstico desses fundos, visando a sua caracterização como patrimônio cultural do tipo documental da UFRGS; propor um plano de ação com sugestões para a conservação e preservação desses fundos e também para a constituição da Seção de Arquivo Permanente do Arquivo Central da UFRGS, a partir dos conhecimentos produzidos por meio do estudo realizado na UNIRIO, UFJF e UFSM. Quanto à metodologia, a pesquisa teve caráter exploratório e descritivo, e a abordagem utilizada foi a qualitativa. Trabalhou-se com pesquisa documental e de campo. A técnica de coleta de dados utilizada em campo foi a da entrevista semiestruturada com os Diretores do Arquivo Central da UNIRIO, da UFJF e do Arquivo Geral da UFSM. O diagnóstico apresentado propiciou descrever a situação em que se encontram os Fundos citados em relação às dimensões do acervo; às condições de infraestrutura e ambientais do local de seu armazenamento; e às suas condições de preservação e conservação. A partir dessa investigação, foi possível caracterizar esses Fundos como componentes do patrimônio documental da UFRGS e da sociedade sul-rio-grandense. Sugeriu-se a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) para o processo de descrição e o ICA-AtoM e/ou AtoM para a difusão e socialização do acervo. Constatou-se que a criação do Sistema de Arquivos da UFRGS foi uma ação que não se concretizou na implantação das políticas arquivísticas e de gestão documental no âmbito da universidade, assim como outras ações do passado; e que com a nova Direção da Divisão de Documentação houve uma retomada dessa questão, com o assessoramento às unidades universitárias na gestão de seus acervos documentais. Sugeriu-se a constituição da Seção de Arquivo Permanente do Arquivo Central da UFRGS, como forma de preservar o patrimônio documental da instituição, a partir da elaboração de uma Política de Preservação do 10 Patrimônio Documental. Salienta-se que a constituição da Seção já foi encaminhada ao Pró- Reitor de Planejamento e Administração, para ser enviado ao Conselho Universitário (CONSUN), por meio do Regulamento do Arquivo Central.

This work is a diagnosis about preservation, description and diffusion of the University of Porto Alegre (UPA) and University of Rio Grande do Sul (URGS) Funds, which are in the custody of the Federal University of Rio Grande do Sul (UFRGS). The objectives of the research are: to analyze, in a comparative way, the document management. archival policies and the type of treatment that is given to permanent documentation in three federal institutions of higher education: UNIRIO, UFJF and UFSM, with a view to obtaining information about their experiences in the implantation of their permanent and/or historical archives; carry out a survey on the UPA and URGS Funds; to carry out a diagnosis of these funds, aiming at their characterization as cultural heritage of the documentary type of UFRGS; propose a plan of action with suggestions for the conservation and preservation of these funds and also for the constitution of the Permanent Archive Section of the Central Archive of UFRGS, based on the knowledge produced through the study conducted at UNIRIO, UFJF and UFSM. As for the methodology, the research had an exploratory and descriptive character and the approach used was qualitative. We worked with documentary and field research. The technique of data collection used in the field was the semi-structured interview, with the Directors of the Central Archive of UNIRIO, UFJF and the General Archive of UFSM. The diagnosis presented was intended to describe the situation in which the Funds are concerned in relation to the size of the collection; the infrastructure and environmental conditions of the storage site; and their conditions of preservation and conservation. Based on this research, it was possible to characterize these Funds as components of the documentary heritage of UFRGS and of the society of Rio Grande do Sul. The Brazilian Standard for Archival Description – NOBRADE was suggested for the description process and the ICA-AtoM and/or AtoM for the diffusion and socialization of the collection. It was verified that the creation of the File System of UFRGS was an action that did not materialize in the implantation of the archival policies and document management in the scope of the university, as well as other actions of the past; and that with the new Direction of the Documentation Division there was a resumption of this question, with the advice to the university units in the management of their documentary collections. It was suggested the constitution of the Permanent Archive Section of the Central Archive of UFRGS, as a way of preserving the documentary heritage of the institution, based on the 12 elaboration of a Policy for Preservation of Documentary Heritage. It should be noted that the constitution of the Section has already been sent to the Pro-Rector of Planning and Administration, to be sent to the University Council (CONSUN), through the Central Archive Regulation.