A memória organizacional no relatório de gestão da universidade federal do rio grande do sul no período de 2008 a 2016

Abstract

Esta pesquisa tem como tema A Memória Organizacional no Processo de Elaboração do Relatório de Gestão (RG) da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), no Período de 2008 a 2016. O objetivo geral foi identificar a presença da memória organizacional no processo de elaboração do Relatório de Gestão da UFRGS no período de 2008 a 2016. Este estudo também se propôs contextualizar a história do RG e identificar evidências de aprendizagem e do compartilhamento de conhecimento na elaboração do documento neste período, sob a perspectiva da administração superior e dos servidores técnico-administrativos envolvidos no processo. A metodologia foi de natureza aplicada, com enfoque qualitativo. Quanto aos objetivos, a pesquisa foi descritiva, e quanto aos procedimentos técnicos, documental, bibliográfica, estudo de caso, e uma pesquisa participante com coleta de dados baseada em roteiro de entrevistas. Dessa forma, foi realizado levantamento documental do período de abrangência da pesquisa com seus detalhamentos, assim como entrevistas no estudo de caso com as pessoas envolvidas no processo de elaboração do relatório de gestão, durante o período compreendido entre os anos de 2008 a 2016. Foram apuradas as categorias: memória organizacional, aprendizagem coletiva e compartilhamento de conhecimento, e processos de gestão (dados, informação e conhecimento) com suas respectivas subcategorias, analisadas a partir dos conceitos de estudiosos versados no tema, e pesquisa com servidores que participaram desse processo durante o período determinado, através de entrevistas semiestruturadas com roteiro específico. Nessa perspectiva, foram evidenciadas nas narrativas e no cenário da investigação, respostas aos objetivos propostos e à indagação do estudo. O resultado da investigação permitiu inferir que a memória organizacional está presente no processo de elaboração do documento, dentre os anos de 2008 a 2016, assim como o compartilhamento coletivo de aprendizagem e conhecimento, revelados através das técnicas laborais, método sistemático de trabalho que contemplou rotinas administrativas com práticas de gestão, permitindo um elo entre os mundos individual e o coletivo. A partir das entrevistas, constatou-se o amadurecimento do processo de elaboração do documento, no tocante ao mapeamento de tarefas, a padronização de informações, estabelecendo um fiocondutor, com início, meio e fim, envolvendo além de dados e informações, o interrelacionamento de equipes de trabalho, na busca de um objetivo comum. Como processo, fica evidenciada a institucionalização do Relatório de Gestão, uma vez que é uma atividade modelada por padrões criados, compartilhados e legitimados, sob a forma de normas e regras, não somente pelos participantes do processo, como também se estendendo, por meio da interação, entre demais servidores, grupos e setores distintos, fazendo com que o RG corresponda, além do compromisso legal, a um compromisso institucional. Para alcançar as exigências do mestrado profissional, foram produzidos um fôlder virtual e uma capacitação como produtos finais.