Este trabalho é um diagnóstico sobre a preservação, a descrição e a difusão dos Fundos
Universidade de Porto Alegre (UPA) e Universidade do Rio Grande do Sul (URGS), que
estão sob custódia do Arquivo Central da Universidade Federal do Rio Grande do Sul
(UFRGS). Os objetivos da pesquisa são: analisar, de forma comparativa, a gestão
documental, as políticas arquivísticas e o tipo de tratamento dado à documentação de caráter
permanente em três instituições federais de ensino superior: UNIRIO, UFJF e UFSM, com
vista à obtenção de informações sobre suas experiências na implantação de seus arquivos
permanentes e/ou históricos; realizar levantamento a respeito dos Fundos UPA e URGS;
proceder a um diagnóstico desses fundos, visando a sua caracterização como patrimônio
cultural do tipo documental da UFRGS; propor um plano de ação com sugestões para a
conservação e preservação desses fundos e também para a constituição da Seção de Arquivo
Permanente do Arquivo Central da UFRGS, a partir dos conhecimentos produzidos por meio
do estudo realizado na UNIRIO, UFJF e UFSM. Quanto à metodologia, a pesquisa teve
caráter exploratório e descritivo, e a abordagem utilizada foi a qualitativa. Trabalhou-se com
pesquisa documental e de campo. A técnica de coleta de dados utilizada em campo foi a da
entrevista semiestruturada com os Diretores do Arquivo Central da UNIRIO, da UFJF e do
Arquivo Geral da UFSM. O diagnóstico apresentado propiciou descrever a situação em que se
encontram os Fundos citados em relação às dimensões do acervo; às condições de
infraestrutura e ambientais do local de seu armazenamento; e às suas condições de
preservação e conservação. A partir dessa investigação, foi possível caracterizar esses Fundos
como componentes do patrimônio documental da UFRGS e da sociedade sul-rio-grandense.
Sugeriu-se a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) para o processo de
descrição e o ICA-AtoM e/ou AtoM para a difusão e socialização do acervo. Constatou-se que
a criação do Sistema de Arquivos da UFRGS foi uma ação que não se concretizou na
implantação das políticas arquivísticas e de gestão documental no âmbito da universidade,
assim como outras ações do passado; e que com a nova Direção da Divisão de Documentação
houve uma retomada dessa questão, com o assessoramento às unidades universitárias na
gestão de seus acervos documentais. Sugeriu-se a constituição da Seção de Arquivo
Permanente do Arquivo Central da UFRGS, como forma de preservar o patrimônio
documental da instituição, a partir da elaboração de uma Política de Preservação do
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Patrimônio Documental. Salienta-se que a constituição da Seção já foi encaminhada ao Pró-
Reitor de Planejamento e Administração, para ser enviado ao Conselho Universitário
(CONSUN), por meio do Regulamento do Arquivo Central.
This work is a diagnosis about preservation, description and diffusion of the University of
Porto Alegre (UPA) and University of Rio Grande do Sul (URGS) Funds, which are in the
custody of the Federal University of Rio Grande do Sul (UFRGS). The objectives of the
research are: to analyze, in a comparative way, the document management. archival policies
and the type of treatment that is given to permanent documentation in three federal
institutions of higher education: UNIRIO, UFJF and UFSM, with a view to obtaining
information about their experiences in the implantation of their permanent and/or historical
archives; carry out a survey on the UPA and URGS Funds; to carry out a diagnosis of these
funds, aiming at their characterization as cultural heritage of the documentary type of
UFRGS; propose a plan of action with suggestions for the conservation and preservation of
these funds and also for the constitution of the Permanent Archive Section of the Central
Archive of UFRGS, based on the knowledge produced through the study conducted at
UNIRIO, UFJF and UFSM. As for the methodology, the research had an exploratory and
descriptive character and the approach used was qualitative. We worked with documentary
and field research. The technique of data collection used in the field was the semi-structured
interview, with the Directors of the Central Archive of UNIRIO, UFJF and the General
Archive of UFSM. The diagnosis presented was intended to describe the situation in which
the Funds are concerned in relation to the size of the collection; the infrastructure and
environmental conditions of the storage site; and their conditions of preservation and
conservation. Based on this research, it was possible to characterize these Funds as
components of the documentary heritage of UFRGS and of the society of Rio Grande do Sul.
The Brazilian Standard for Archival Description – NOBRADE was suggested for the
description process and the ICA-AtoM and/or AtoM for the diffusion and socialization of the
collection. It was verified that the creation of the File System of UFRGS was an action that
did not materialize in the implantation of the archival policies and document management in
the scope of the university, as well as other actions of the past; and that with the new
Direction of the Documentation Division there was a resumption of this question, with the
advice to the university units in the management of their documentary collections. It was
suggested the constitution of the Permanent Archive Section of the Central Archive of
UFRGS, as a way of preserving the documentary heritage of the institution, based on the
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elaboration of a Policy for Preservation of Documentary Heritage. It should be noted that the
constitution of the Section has already been sent to the Pro-Rector of Planning and
Administration, to be sent to the University Council (CONSUN), through the Central Archive
Regulation.
